Νομικά κείμενα

Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

Σύμβαση κατά το άρθρο 28 παρ. 3 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ), μεταξύ του ασφαλιστικού γραφείου ως υπευθύνου επεξεργασίας και του Παρόχου ως εκτελούντος την επεξεργασία.

Έκδοση: 2026-11-06
Ημερομηνία: 6 Νοεμβρίου 2026
Σχετικά κείμενα: Όροι Χρήσης · Υπο-εκτελούντες · Πολιτική απορρήτου

Με λίγα λόγια

Για τα δεδομένα των πελατών σας, εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας: αποφασίζετε τι καταχωρίζετε, για ποιον σκοπό και για πόσο. Εμείς είμαστε ο εκτελών την επεξεργασία και επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα μόνο για να σας παρέχουμε την υπηρεσία, σύμφωνα με τις εντολές σας.
Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα των πελατών σας για δικούς μας σκοπούς, δεν τα πουλάμε και δεν τα χρησιμοποιούμε για διαφήμιση ή για εκπαίδευση μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης.
Η βάση δεδομένων, τα αρχεία και οι λειτουργίες διακομιστή φιλοξενούνται σε υποδομή Google Cloud στην Ευρωπαϊκή Ένωση (Βέλγιο). Η σύνδεση χρηστών (Firebase Authentication) επεξεργάζεται τα στοιχεία σύνδεσης στις ΗΠΑ· αυτή και οι λοιπές εξαιρέσεις αναφέρονται στο Παράρτημα III. Οι συνεργάτες μας αναφέρονται στη σελίδα Υπο-εκτελούντες. Σας ενημερώνουμε 30 ημέρες πριν από κάθε αλλαγή και μπορείτε να αντιταχθείτε. Μόνο αν πρέπει να αντικαταστήσουμε επειγόντως έναν συνεργάτη για λόγους ασφάλειας, η προειδοποίηση μπορεί να είναι συντομότερη, αλλά γίνεται πάντα πριν από την αλλαγή.
Αν συμβεί παραβίαση που αφορά τα δεδομένα σας, σας ενημερώνουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο μέσα σε 48 ώρες.
Όταν λήξει η συνδρομή, έχετε 30 ημέρες για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας. Μετά τα διαγράφουμε.
Αν τα έγγραφα περιέχουν δεδομένα υγείας, εσείς εξασφαλίζετε τη νόμιμη βάση. Εμείς εφαρμόζουμε σε αυτά τα μέτρα του Παραρτήματος II, τα οποία ισχύουν για όλα τα δεδομένα. Μη γράφετε δεδομένα υγείας σε μηνύματα, σε απαντήσεις συζητήσεων και σε ειδοποιήσεις, και μη χρησιμοποιείτε την ανάγνωση PDF για τέτοια έγγραφα.
Οι απαντήσεις σας στις συζητήσεις στέλνονται στον πελάτη με το κείμενό τους, ως ειδοποίηση push και, αν το έχετε ενεργοποιήσει στις Ρυθμίσεις, με email ή SMS.

Η σύνοψη διευκολύνει την ανάγνωση. Δεσμεύει μόνο το κείμενο των άρθρων και των Παραρτημάτων.

Συμβαλλόμενα μέρη και αποδοχή

Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων («Σύμβαση») συνάπτεται μεταξύ των εξής μερών:

(α) ο Σπυρίδων Καφτάνης, ατομική επιχείρηση με δραστηριότητα «Παραγωγή προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών», με διεύθυνση Ασκληπιείου 120, Λυγουριό, 21052, ΑΦΜ 149091546, ΔΟΥ Ναυπλίου και email επικοινωνίας hello@insurancehero.gr, ο οποίος παρέχει την υπηρεσία «Insurance Hero» («Πάροχος» ή «Εκτελών»)· και

(β) το ασφαλιστικό γραφείο (φυσικό ή νομικό πρόσωπο) που δημιουργεί λογαριασμό στην υπηρεσία, με τα στοιχεία που δηλώνει κατά την εγγραφή και στις Ρυθμίσεις του λογαριασμού του («Γραφείο» ή «Υπεύθυνος Επεξεργασίας»).

Ο Πάροχος και το Γραφείο αναφέρονται μαζί ως «μέρη».

Αποδοχή. Η Σύμβαση συνάπτεται ηλεκτρονικά, κατά το άρθρο 28 παρ. 9 ΓΚΠΔ. Το πρόσωπο που δημιουργεί τον λογαριασμό του Γραφείου την αποδέχεται κατά την εγγραφή, μαζί με τους Όρους Χρήσης. Ο Πάροχος καταγράφει την έκδοση της Σύμβασης που έγινε αποδεκτή, την ημερομηνία και ώρα της αποδοχής και τον λογαριασμό από τον οποίο έγινε. Το πρόσωπο που αποδέχεται δηλώνει ότι έχει την εξουσία να δεσμεύει το Γραφείο.

Άρθρο 1. Ορισμοί

1.1 Οι όροι «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα», «επεξεργασία», «υπεύθυνος επεξεργασίας», «εκτελών την επεξεργασία», «υποκείμενο των δεδομένων», «παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» και «εποπτική αρχή» έχουν την έννοια που τους δίνει ο ΓΚΠΔ. Επιπλέον, στην παρούσα Σύμβαση:

«ΓΚΠΔ»: ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016.
«Νομοθεσία για την προστασία δεδομένων»: ο ΓΚΠΔ, ο ν. 4624/2019, ο ν. 3471/2006 και κάθε άλλη διάταξη του ενωσιακού ή του ελληνικού δικαίου για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που εφαρμόζεται στην επεξεργασία.
«ΑΠΔΠΧ»: η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
«Υπηρεσία»: η υπηρεσία λογισμικού «Insurance Hero» που περιγράφεται στους Όρους Χρήσης. Περιλαμβάνει την Κονσόλα Γραφείου, την Εφαρμογή Πελατών (όπου περιλαμβάνεται στο πακέτο) και τις σχετικές λειτουργίες αποστολής ειδοποιήσεων.
«Κονσόλα Γραφείου»: το περιβάλλον της Υπηρεσίας μέσα από το οποίο το Γραφείο διαχειρίζεται πελάτες, οχήματα, συμβόλαια, έγγραφα, συζητήσεις και ειδοποιήσεις.
«Εφαρμογή Πελατών»: η εφαρμογή (Android ή web app) μέσα από την οποία οι πελάτες του Γραφείου βλέπουν τα δικά τους στοιχεία και επικοινωνούν με το Γραφείο. Διατίθεται μόνο στο πακέτο «Γραφείο + Εφαρμογή πελατών».
«Όροι Χρήσης»: οι Όροι Χρήσης της Υπηρεσίας που ισχύουν μεταξύ Παρόχου και Γραφείου.
«Πελάτες»: τα φυσικά πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα καταχωρίζει ή επεξεργάζεται το Γραφείο στην Υπηρεσία, όπως περιγράφονται στο Παράρτημα I.
«Δεδομένα Πελατών»: τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που ο Πάροχος επεξεργάζεται για λογαριασμό του Γραφείου στο πλαίσιο της Υπηρεσίας, όπως περιγράφονται στο Παράρτημα I.
«Υπο-εκτελών»: κάθε άλλος εκτελών την επεξεργασία (άρθρο 28 παρ. 2 και 4 ΓΚΠΔ) στον οποίο ο Πάροχος αναθέτει δραστηριότητες επεξεργασίας Δεδομένων Πελατών.
«Παραβίαση»: παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί σε τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ άδειας κοινολόγηση ή πρόσβαση σε Δεδομένα Πελατών (άρθρο 4 σημείο 12 ΓΚΠΔ).
«Λήξη Συνδρομής»: η χρονική στιγμή κατά την οποία το Γραφείο παύει να έχει ενεργή συνδρομή, για οποιονδήποτε λόγο, σύμφωνα με τους Όρους Χρήσης. Περιλαμβάνει τη λήξη δοκιμαστικής περιόδου χωρίς ενεργοποίηση συνδρομής.
«ΕΟΧ»: ο Ευρωπαϊκός Οικονομικός Χώρος.
«Γραπτώς», «γραπτή», «γραπτό»: κάθε δήλωση που αποστέλλεται με email από τη διεύθυνση του λογαριασμού του Γραφείου προς το hello@insurancehero.gr ή από τον Πάροχο προς τη διεύθυνση του λογαριασμού του Γραφείου. Τα μέρη συμφωνούν ότι ο τύπος αυτός επαρκεί για κάθε δήλωση που προβλέπει η Σύμβαση (άρθρο 164 ΑΚ).

1.2 Οι επικεφαλίδες και η ενότητα «Με λίγα λόγια» διευκολύνουν την ανάγνωση και δεν επηρεάζουν την ερμηνεία. Τα Παραρτήματα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της Σύμβασης.

Άρθρο 2. Αντικείμενο και ρόλοι των μερών

2.1 Η Σύμβαση ρυθμίζει την επεξεργασία των Δεδομένων Πελατών από τον Πάροχο για λογαριασμό του Γραφείου, κατά την παροχή της Υπηρεσίας. Συμπληρώνει τους Όρους Χρήσης.

2.2 Ως προς τα Δεδομένα Πελατών, το Γραφείο είναι υπεύθυνος επεξεργασίας και ο Πάροχος εκτελών την επεξεργασία, κατά την έννοια του άρθρου 28 ΓΚΠΔ.

2.3 Η Σύμβαση δεν εφαρμόζεται στα δεδομένα για τα οποία ο Πάροχος είναι ο ίδιος υπεύθυνος επεξεργασίας. Τέτοια είναι τα στοιχεία του λογαριασμού του Γραφείου και των προσώπων που το εκπροσωπούν, τα στοιχεία συνδρομής, πληρωμών και τιμολόγησης, η αλληλογραφία του Παρόχου με το Γραφείο, τα δεδομένα των επισκεπτών του ιστότοπου και τα δεδομένα που ο Πάροχος οφείλει να τηρεί βάσει νόμου, για παράδειγμα για φορολογικούς σκοπούς. Αυτά τα δεδομένα διέπονται από την Πολιτική απορρήτου του Παρόχου.

2.4 Ο Πάροχος δεν χρησιμοποιεί τα Δεδομένα Πελατών για δικούς του σκοπούς. Ειδικότερα, δεν τα πωλεί, δεν τα διαθέτει σε τρίτους για δικούς τους σκοπούς, δεν τα χρησιμοποιεί για διαφήμιση ή δημιουργία προφίλ και δεν τα χρησιμοποιεί για την εκπαίδευση μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης. Αν ο Πάροχος καθόριζε ο ίδιος τους σκοπούς και τα μέσα μιας επεξεργασίας κατά παράβαση της Σύμβασης, θα θεωρούνταν υπεύθυνος επεξεργασίας για αυτήν την επεξεργασία (άρθρο 28 παρ. 10 ΓΚΠΔ).

2.5 Αν το Γραφείο επεξεργάζεται ορισμένα Δεδομένα Πελατών ως εκτελών για λογαριασμό άλλου υπευθύνου επεξεργασίας, για παράδειγμα ασφαλιστικής επιχείρησης, ο Πάροχος ενεργεί ως προς αυτά ως υπο-εκτελών. Στην περίπτωση αυτή το Γραφείο εγγυάται ότι οι εντολές του και η χρήση της Υπηρεσίας, συμπεριλαμβανομένων των Υπο-εκτελούντων του Άρθρου 9, έχουν εγκριθεί από τον υπεύθυνο επεξεργασίας, και διαβιβάζει στον Πάροχο κάθε σχετική εντολή του. Ο Πάροχος επικοινωνεί μόνο με το Γραφείο, εκτός αν ο νόμος ορίζει διαφορετικά.

Άρθρο 3. Περιγραφή της επεξεργασίας

3.1 Το αντικείμενο, η διάρκεια, η φύση και ο σκοπός της επεξεργασίας, το είδος των δεδομένων και οι κατηγορίες υποκειμένων περιγράφονται στο Παράρτημα I.

3.2 Το Γραφείο αποφασίζει ποια δεδομένα καταχωρίζει στην Υπηρεσία, ποιες λειτουργίες ενεργοποιεί και για πόσο διατηρεί τα δεδομένα κατά τη διάρκεια της συνδρομής. Ο Πάροχος δεν ελέγχει το περιεχόμενο των εγγράφων, των σημειώσεων και των μηνυμάτων που καταχωρίζει το Γραφείο ή οι Πελάτες του.

Άρθρο 4. Επεξεργασία μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών

4.1 Ο Πάροχος επεξεργάζεται τα Δεδομένα Πελατών μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών του Γραφείου, και ως προς τη διαβίβαση δεδομένων σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. α΄ ΓΚΠΔ). Εξαίρεση υπάρχει μόνο αν η επεξεργασία επιβάλλεται από το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους στο οποίο υπόκειται ο Πάροχος. Στην περίπτωση αυτή ο Πάροχος ενημερώνει το Γραφείο για τη σχετική νομική απαίτηση πριν από την επεξεργασία, εκτός αν το ίδιο το δίκαιο απαγορεύει την ενημέρωση για σοβαρούς λόγους δημόσιου συμφέροντος.

4.2 Καταγεγραμμένες εντολές του Γραφείου αποτελούν:

(α) η παρούσα Σύμβαση και οι Όροι Χρήσης·
(β) οι ρυθμίσεις και οι ενέργειες του Γραφείου μέσα στην Υπηρεσία, όπως η καταχώριση, η εισαγωγή από αρχείο, η αποστολή μηνυμάτων, η πρόσκληση Πελάτη στην Εφαρμογή Πελατών, η ενεργοποίηση της ανάγνωσης PDF, η εξαγωγή και η διαγραφή·
(γ) οι ενέργειες των Πελατών μέσα στην Εφαρμογή Πελατών, στο μέτρο που το Γραφείο τις έχει επιτρέψει ενεργοποιώντας την Εφαρμογή Πελατών·
(δ) οι γραπτές οδηγίες του Γραφείου προς τον Πάροχο στο hello@insurancehero.gr, εφόσον συνάδουν με τη Σύμβαση και τις λειτουργίες της Υπηρεσίας.

4.3 Οδηγίες που απαιτούν λειτουργίες που η Υπηρεσία δεν προσφέρει ή εργασίες πέρα από τη συνήθη λειτουργία της εκτελούνται μόνο κατόπιν συμφωνίας των μερών, η οποία μπορεί να προβλέπει εύλογη αμοιβή.

4.4 Ο Πάροχος ενημερώνει αμέσως το Γραφείο αν, κατά τη γνώμη του, μια εντολή παραβιάζει τη Νομοθεσία για την προστασία δεδομένων (άρθρο 28 παρ. 3 δεύτερο εδάφιο ΓΚΠΔ). Μέχρι να επιβεβαιωθεί ή να τροποποιηθεί η εντολή από το Γραφείο, ο Πάροχος μπορεί να αναστείλει την εκτέλεσή της.

4.5 Ο Πάροχος και τα πρόσωπα που εξουσιοδοτεί έχουν πρόσβαση σε Δεδομένα Πελατών μόνο όταν αυτό είναι αναγκαίο: (α) για την υποστήριξη που ζητά το Γραφείο και στο εύρος που ζητά· (β) για τη συντήρηση, την ασφάλεια και την αποκατάσταση της Υπηρεσίας, ιδίως για τη διερεύνηση και αντιμετώπιση περιστατικού ασφαλείας· ή (γ) για τη συμμόρφωση με υποχρέωση του άρθρου 4.1.

Άρθρο 5. Υποχρεώσεις του Γραφείου

5.1 Το Γραφείο, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, είναι υπεύθυνο για τη νομιμότητα της επεξεργασίας των Δεδομένων Πελατών και για τις εντολές που δίνει στον Πάροχο. Ειδικότερα:

(α) διαθέτει κατάλληλη νομική βάση για κάθε επεξεργασία, και, για ειδικές κατηγορίες δεδομένων, κατάλληλη εξαίρεση του άρθρου 9 παρ. 2 ΓΚΠΔ (βλ. Άρθρο 8)·
(β) ενημερώνει τους Πελάτες του κατά τα άρθρα 13 και 14 ΓΚΠΔ. Η Υπηρεσία παρέχει πρότυπο κείμενο ενημέρωσης για την Εφαρμογή Πελατών, το οποίο το Γραφείο συμπληρώνει ή αντικαθιστά με το δικό του. Για το περιεχόμενό του ευθύνεται το Γραφείο·
(γ) καταχωρίζει μόνο δεδομένα που είναι κατάλληλα, συναφή και αναγκαία για τους σκοπούς του, και τα διατηρεί ακριβή·
(δ) στέλνει διαφημιστικά μηνύματα (email ή SMS) μόνο σε Πελάτες που έχουν δώσει τη συγκατάθεσή τους, η οποία καταγράφεται στην Υπηρεσία, και πάντα με τρόπο διαγραφής, σύμφωνα με το άρθρο 11 του ν. 3471/2006. Οι υπενθυμίσεις λήξης και πληρωμής και οι απαντήσεις σε αιτήματα του Πελάτη αφορούν την εξυπηρέτηση της υφιστάμενης σχέσης. Το Γραφείο ευθύνεται για τον σωστό χαρακτηρισμό των μηνυμάτων του·
(ε) αποφασίζει για πόσο διατηρεί τα δεδομένα, σύμφωνα με τις υποχρεώσεις του από την ασφαλιστική, τη φορολογική και κάθε άλλη νομοθεσία, και τα διαγράφει με τα εργαλεία της Υπηρεσίας όταν δεν τα χρειάζεται πλέον·
(στ) προστατεύει τα στοιχεία πρόσβασης στον λογαριασμό του και τις συσκευές από τις οποίες συνδέεται. Εξασφαλίζει επίσης ότι όσοι χρησιμοποιούν τον λογαριασμό του ενεργούν υπό την εποπτεία του, κατά το άρθρο 29 ΓΚΠΔ, και δεσμεύονται με υποχρέωση εμπιστευτικότητας. Η Υπηρεσία προβλέπει σήμερα έναν λογαριασμό ανά Γραφείο. Ο Πάροχος συνιστά να δίνονται τα στοιχεία πρόσβασης μόνο σε όσους τα χρειάζονται για την εργασία τους. Οι ενέργειες που γίνονται από τον λογαριασμό αυτόν αποδίδονται στο Γραφείο·
(ζ) αποφασίζει αν θα ενεργοποιήσει την προαιρετική ανάγνωση PDF (Παράρτημα III) και ενημερώνει σχετικά τους Πελάτες του, όπου απαιτείται·
(η) ενημερώνει χωρίς καθυστέρηση τον Πάροχο αν αντιληφθεί ή υποψιαστεί μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στον λογαριασμό του ή άλλο περιστατικό ασφαλείας.

5.2 Το Γραφείο εφαρμόζει τα μέτρα που βαρύνουν το ίδιο, όπως περιγράφονται στο Μέρος Β του Παραρτήματος II.

Άρθρο 6. Εμπιστευτικότητα

6.1 Ο Πάροχος διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται Δεδομένα Πελατών, είτε εργαζόμενοι είτε συνεργάτες, έχουν δεσμευτεί να τηρούν εμπιστευτικότητα ή υπόκεινται σε κατάλληλη νόμιμη υποχρέωση εμπιστευτικότητας (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ). Η υποχρέωση αυτή εξακολουθεί να ισχύει και μετά τη λήξη της συνεργασίας τους με τον Πάροχο.

6.2 Η πρόσβαση παρέχεται μόνο σε όσους τη χρειάζονται για τα καθήκοντά τους, για τους σκοπούς του άρθρου 4.5 και στον ελάχιστο αναγκαίο βαθμό. Τα πρόσωπα αυτά επεξεργάζονται τα δεδομένα μόνο κατ' εντολή του Παρόχου (άρθρο 29 ΓΚΠΔ) και ενημερώνονται για τις υποχρεώσεις τους. Η πρόσβαση ανακαλείται όταν δεν είναι πλέον αναγκαία.

Άρθρο 7. Ασφάλεια της επεξεργασίας

7.1 Ο Πάροχος λαμβάνει τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα του άρθρου 32 ΓΚΠΔ (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. γ΄). Τα μέτρα αυτά περιγράφονται στο Παράρτημα II και εξασφαλίζουν επίπεδο ασφάλειας κατάλληλο για τον κίνδυνο. Για τον καθορισμό τους ο Πάροχος λαμβάνει υπόψη τις τελευταίες εξελίξεις, το κόστος εφαρμογής και τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας. Λαμβάνει επίσης υπόψη ότι τα Δεδομένα Πελατών μπορεί να περιλαμβάνουν ειδικές κατηγορίες δεδομένων.

7.2 Το Παράρτημα II περιγράφει τα μέτρα που εφαρμόζει ο Πάροχος κατά την ημερομηνία της παρούσας έκδοσης. Δεν περιλαμβάνει μέτρα που απλώς σχεδιάζονται. Νέα μέτρα προστίθενται στο Παράρτημα με νέα έκδοση, όταν τεθούν σε εφαρμογή.

7.3 Ο Πάροχος μπορεί να επικαιροποιεί τα μέτρα με βάση την τεχνολογική εξέλιξη, υπό την προϋπόθεση ότι το συνολικό επίπεδο προστασίας δεν μειώνεται.

7.4 Με την αποδοχή της Σύμβασης, το Γραφείο δηλώνει ότι έχει εξετάσει τα μέτρα του Παραρτήματος II. Δηλώνει επίσης ότι, με βάση τις πληροφορίες που έχει για τα δεδομένα που θα καταχωρίσει, τα κρίνει κατάλληλα για τον κίνδυνο. Η δήλωση αυτή δεν περιορίζει την αυτοτελή υποχρέωση του Παρόχου κατά το άρθρο 32 ΓΚΠΔ να διατηρεί κατάλληλο επίπεδο ασφάλειας.

Άρθρο 8. Ειδικές κατηγορίες δεδομένων

8.1 Τα έγγραφα, τα συνημμένα, οι σημειώσεις και τα μηνύματα που αφορούν ιδίως ασφαλίσεις υγείας και ζωής ή αποζημιώσεις μπορεί να περιέχουν δεδομένα υγείας ή άλλες ειδικές κατηγορίες δεδομένων του άρθρου 9 ΓΚΠΔ. Η Υπηρεσία δεν διακρίνει αυτόματα ποια έγγραφα περιέχουν τέτοια δεδομένα.

8.2 Το Γραφείο είναι αποκλειστικά υπεύθυνο να εξασφαλίζει κατάλληλη εξαίρεση του άρθρου 9 παρ. 2 ΓΚΠΔ και των σχετικών διατάξεων του ν. 4624/2019 για κάθε επεξεργασία τέτοιων δεδομένων. Είναι επίσης υπεύθυνο να αξιολογεί αν απαιτείται εκτίμηση αντικτύπου (άρθρο 35 ΓΚΠΔ).

8.3 Ο Πάροχος εφαρμόζει σε όλα τα Δεδομένα Πελατών τα μέτρα του Παραρτήματος II, χωρίς να τα διακρίνει ανάλογα με το περιεχόμενο. Η Υπηρεσία δεν προσφέρει χωριστή σήμανση ή χωριστή μεταχείριση για έγγραφα με δεδομένα υγείας.

8.4 Για να περιορίσει τον κίνδυνο, το Γραφείο:

(α) χαρακτηρίζει «Μόνο για το γραφείο» τα έγγραφα και τα συνημμένα που περιέχουν τέτοια δεδομένα, όταν ο Πελάτης δεν χρειάζεται να τα βλέπει στην Εφαρμογή Πελατών·
(β) δεν περιλαμβάνει δεδομένα υγείας στα μηνύματα των συζητήσεων και στα μηνύματα προς Πελάτες, μεμονωμένα ή μαζικά, γιατί το κείμενό τους αποστέλλεται αυτούσιο και στις ειδοποιήσεις email, SMS και push, περνά από τρίτους παρόχους και μπορεί να εμφανίζεται στην οθόνη της συσκευής·
(γ) δεν χρησιμοποιεί την προαιρετική ανάγνωση PDF για έγγραφα με δεδομένα υγείας, εκτός αν έχει εξετάσει και τεκμηριώσει ότι η διαβίβαση επιτρέπεται, δεδομένου ότι αυτή περιλαμβάνει διαβίβαση εκτός ΕΟΧ (Άρθρο 10, Παράρτημα III).

8.5 Όταν το Γραφείο απαντά σε συζήτηση, το κείμενο της απάντησης αποστέλλεται στον Πελάτη ως ειδοποίηση push και, ανάλογα με τις Ρυθμίσεις του Γραφείου, με email ή SMS, και καταγράφεται στο ιστορικό αποστολών. Η ειδοποίηση push προς το Γραφείο για νέο μήνυμα Πελάτη περιέχει την αρχή του μηνύματος. Γι' αυτό το Γραφείο δεν γράφει δεδομένα υγείας στις απαντήσεις και στους τίτλους των συζητήσεων (άρθρο 8.4(β)).

8.6 Η Υπηρεσία δεν προορίζεται για την επεξεργασία δεδομένων που αφορούν ποινικές καταδίκες και αδικήματα (άρθρο 10 ΓΚΠΔ). Αν τέτοια δεδομένα περιέχονται σε έγγραφα που καταχωρίζει το Γραφείο, ισχύουν αναλόγως τα άρθρα 8.2 και 8.3.

Άρθρο 9. Υπο-εκτελούντες

9.1 Γενική γραπτή άδεια. Με την αποδοχή της Σύμβασης, το Γραφείο παρέχει στον Πάροχο γενική γραπτή άδεια να χρησιμοποιεί Υπο-εκτελούντες (άρθρο 28 παρ. 2 ΓΚΠΔ). Εγκρίνει επίσης τους Υπο-εκτελούντες που αναφέρονται στη σελίδα Υπο-εκτελούντες κατά την ημερομηνία αποδοχής. Η σύνοψή τους βρίσκεται στο Παράρτημα III.

9.2 Προαιρετικοί Υπο-εκτελούντες. Ορισμένοι Υπο-εκτελούντες χρησιμοποιούνται μόνο αν το Γραφείο ενεργοποιήσει τη σχετική λειτουργία, όπως η ανάγνωση PDF. Το Γραφείο μπορεί να απενεργοποιήσει τη λειτουργία οποτεδήποτε από τις Ρυθμίσεις. Από την απενεργοποίηση και μετά, δεν αποστέλλονται νέα δεδομένα στον σχετικό Υπο-εκτελούντα.

9.3 Προηγούμενη ενημέρωση. Ο Πάροχος ενημερώνει το Γραφείο τουλάχιστον 30 ημέρες πριν προσθέσει ή αντικαταστήσει Υπο-εκτελούντα. Η ενημέρωση γίνεται με email στη διεύθυνση του λογαριασμού του Γραφείου, και η σελίδα Υπο-εκτελούντες ενημερώνεται αντίστοιχα. Η ενημέρωση αναφέρει την ταυτότητα του Υπο-εκτελούντα, τη δραστηριότητα που του ανατίθεται, τα δεδομένα που αφορά, τον τόπο επεξεργασίας και, αν υπάρχει διαβίβαση εκτός ΕΟΧ, τη βάση της διαβίβασης.

9.4 Δικαίωμα αντίρρησης. Το Γραφείο μπορεί να αντιταχθεί στην αλλαγή, γραπτώς και αιτιολογημένα για λόγους προστασίας δεδομένων, μέσα στην προθεσμία των 30 ημερών. Αν η αντίρρηση υποβληθεί λιγότερο από 10 ημέρες πριν από την εφαρμογή της αλλαγής, η αλλαγή δεν εφαρμόζεται στα δεδομένα του Γραφείου πριν περάσουν 10 ημέρες από την αντίρρηση. Τα μέρη συζητούν καλόπιστα για να βρουν λύση, όπως τη διαμόρφωση της Υπηρεσίας ώστε τα δεδομένα του Γραφείου να μην επεξεργάζονται από τον νέο Υπο-εκτελούντα. Αν δεν βρεθεί λύση πριν από την εφαρμογή της αλλαγής, το Γραφείο μπορεί να καταγγείλει τη συνδρομή του χωρίς επιβάρυνση, με ισχύ πριν από την εφαρμογή της αλλαγής. Τότε ο Πάροχος επιστρέφει, όπως προβλέπουν και τα άρθρα 8.6 και 10.9(β) των Όρων Χρήσης: (α) το αναλογούν τμήμα της προπληρωμένης συνδρομής για το διάστημα που δεν θα χρησιμοποιηθεί· και (β) την αξία των αγορασμένων μονάδων SMS και email που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί, με την τιμή αγοράς τους. Το ποσό επιστρέφεται με τον αναλογούντα ΦΠΑ, στο μέσο πληρωμής που χρησιμοποιήθηκε, μέσα σε 7 εργάσιμες ημέρες, και ο Πάροχος εκδίδει το αντίστοιχο πιστωτικό τιμολόγιο.

9.5 Επείγουσα αντικατάσταση. Αν ένας Υπο-εκτελών πρέπει να αντικατασταθεί επειγόντως, επειδή υπάρχει άμεσος κίνδυνος για την ασφάλεια των Δεδομένων Πελατών ή επειδή ο Υπο-εκτελών παύει αιφνιδίως να παρέχει την υπηρεσία του, ο Πάροχος μπορεί να συντομεύσει την προθεσμία των 30 ημερών του άρθρου 9.3. Και στην περίπτωση αυτή ενημερώνει το Γραφείο, με το περιεχόμενο του άρθρου 9.3 και με εξήγηση του λόγου του επείγοντος, πριν ο νέος Υπο-εκτελών αρχίσει να επεξεργάζεται Δεδομένα Πελατών. Το Γραφείο μπορεί να ασκήσει το δικαίωμα του άρθρου 9.4 μέσα σε 30 ημέρες από την ενημέρωση.

9.6 Υποχρεώσεις των Υπο-εκτελούντων. Πριν ένας Υπο-εκτελών αρχίσει να επεξεργάζεται Δεδομένα Πελατών, ο Πάροχος συνάπτει μαζί του γραπτή σύμβαση που του επιβάλλει τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων με εκείνες της παρούσας Σύμβασης, ιδίως ως προς την παροχή επαρκών εγγυήσεων για τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (άρθρο 28 παρ. 4 ΓΚΠΔ). Όπου ο Υπο-εκτελών είναι μεγάλος πάροχος με τυποποιημένους όρους επεξεργασίας, ο Πάροχος εξετάζει ότι οι όροι αυτοί παρέχουν ουσιωδώς ισοδύναμη προστασία. Σε αίτημα του Γραφείου, ο Πάροχος παρέχει τους σχετικούς όρους ή σύνδεσμο προς αυτούς. Μπορεί να αφαιρέσει από αυτούς τις εμπορικές πληροφορίες που δεν αφορούν την προστασία δεδομένων.

9.7 Ευθύνη. Αν ένας Υπο-εκτελών δεν εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του για την προστασία δεδομένων, ο Πάροχος παραμένει πλήρως υπόλογος έναντι του Γραφείου για την εκπλήρωσή τους (άρθρο 28 παρ. 4 ΓΚΠΔ), σαν να είχε ενεργήσει ο ίδιος (άρθρο 17.3).

Άρθρο 10. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

10.1 Ο Πάροχος αποθηκεύει τα Δεδομένα Πελατών σε περιοχές υποδομής εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, για κάθε υπηρεσία του παρόχου υποδομής που επιτρέπει την επιλογή περιοχής. Το Παράρτημα III αναφέρει ποιες υπηρεσίες ή ποιοι Υπο-εκτελούντες ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός ΕΟΧ, καθώς και τις υπηρεσίες ειδοποιήσεων των συσκευών μέσω των οποίων παραδίδονται οι ειδοποιήσεις push.

10.2 Διαβίβαση Δεδομένων Πελατών εκτός ΕΟΧ γίνεται μόνο σύμφωνα με το Κεφάλαιο V ΓΚΠΔ, και ιδίως με βάση:

(α) απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, όπως η Εκτελεστική Απόφαση (ΕΕ) 2023/1795 για το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ (EU–US Data Privacy Framework), για αποδέκτες πιστοποιημένους σε αυτό· ή
(β) τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες κατά την Εκτελεστική Απόφαση (ΕΕ) 2021/914 της Επιτροπής, με τα συμπληρωματικά μέτρα που απαιτούνται κατά περίπτωση μετά από εκτίμηση του αντικτύπου της διαβίβασης.

10.3 Ως διαβίβαση θεωρείται και η απομακρυσμένη πρόσβαση στα δεδομένα από τρίτη χώρα, για παράδειγμα για τεχνική υποστήριξη από προσωπικό Υπο-εκτελούντα.

10.4 Η βάση μιας διαβίβασης μπορεί να καταργηθεί ή να ακυρωθεί, για παράδειγμα με απόφαση δικαστηρίου για την απόφαση επάρκειας. Τότε ο Πάροχος εξασφαλίζει χωρίς καθυστέρηση εναλλακτική νόμιμη βάση, όπως τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες, ή αναστέλλει τη σχετική διαβίβαση, και ενημερώνει το Γραφείο.

10.5 Με την αποδοχή της Σύμβασης, το Γραφείο δίνει εντολή στον Πάροχο να πραγματοποιεί τις διαβιβάσεις του Παραρτήματος III, υπό τις προϋποθέσεις του παρόντος άρθρου.

Άρθρο 11. Συνδρομή στα δικαιώματα των υποκειμένων

11.1 Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας, ο Πάροχος συνδράμει το Γραφείο με κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ώστε να ανταποκρίνεται στα αιτήματα των υποκειμένων για άσκηση των δικαιωμάτων τους (Κεφάλαιο III ΓΚΠΔ, άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. ε΄).

11.2 Για τον σκοπό αυτό, ο Πάροχος εξασφαλίζει στο Γραφείο τις ακόλουθες δυνατότητες. Όπου η Κονσόλα Γραφείου διαθέτει το αντίστοιχο εργαλείο αυτοεξυπηρέτησης, το Γραφείο τις ασκεί μόνο του:

(α) πρόσβαση και φορητότητα: εξαγωγή όλων των δεδομένων ενός Πελάτη σε δομημένη, κοινώς χρησιμοποιούμενη και αναγνώσιμη από μηχανή μορφή, μαζί με τα έγγραφά του·
(β) διόρθωση: επεξεργασία των στοιχείων του Πελάτη, των οχημάτων, των συμβολαίων και των εγγράφων του·
(γ) διαγραφή: διαγραφή ή ανωνυμοποίηση του Πελάτη και των δεδομένων του, με επιλογή του Γραφείου για όσα πρέπει να διατηρηθούν βάσει νόμου·
(δ) περιορισμός: σήμανση περιορισμού της επεξεργασίας, η οποία εξαιρεί τον Πελάτη από τις αυτόματες αποστολές·
(ε) εναντίωση στην απευθείας εμπορική προώθηση: καταγραφή και ανάκληση της συγκατάθεσης για διαφημιστικά μηνύματα.

Μέχρι να διατεθούν τα αντίστοιχα εργαλεία, ο Πάροχος εκτελεί την εξαγωγή, τη διαγραφή ή τον περιορισμό κατόπιν γραπτού αιτήματος του Γραφείου, μέσα σε 7 εργάσιμες ημέρες και χωρίς χρέωση.

11.3 Μέσα από την Εφαρμογή Πελατών, ο Πελάτης μπορεί επίσης να διορθώσει το τηλέφωνό του, να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του για διαφημιστικά μηνύματα και να απενεργοποιήσει την πρόσβασή του στην εφαρμογή. Μπορεί επίσης να διαγραφεί από τα διαφημιστικά email μέσω του συνδέσμου που περιέχουν. Αυτές οι ενέργειες εκτελούνται για λογαριασμό του Γραφείου.

11.4 Αν ο Πάροχος λάβει απευθείας αίτημα υποκειμένου που αφορά Δεδομένα Πελατών, το προωθεί στο Γραφείο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Ο ίδιος δεν απαντά επί της ουσίας. Μπορεί μόνο να ενημερώσει το υποκείμενο ότι το αίτημα διαβιβάστηκε στο Γραφείο, εκτός αν το Γραφείο του δώσει άλλη εντολή.

11.5 Αν τα εργαλεία της Υπηρεσίας δεν αρκούν για κάποιο αίτημα, ο Πάροχος παρέχει στο Γραφείο εύλογη επιπλέον συνδρομή, κατόπιν γραπτού αιτήματος.

Άρθρο 12. Συνδρομή για ασφάλεια, εκτίμηση αντικτύπου και διαβούλευση

12.1 Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτει, ο Πάροχος συνδράμει το Γραφείο στην τήρηση των υποχρεώσεών του από τα άρθρα 32 έως 36 ΓΚΠΔ (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. στ΄). Οι υποχρεώσεις αυτές αφορούν την ασφάλεια της επεξεργασίας, τη γνωστοποίηση και ανακοίνωση παραβίασης, την εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων και την προηγούμενη διαβούλευση με την ΑΠΔΠΧ.

12.2 Η συνδρομή περιλαμβάνει ιδίως την παροχή πληροφοριών για τη λειτουργία της Υπηρεσίας, τις ροές των δεδομένων, τα μέτρα του Παραρτήματος II και τους Υπο-εκτελούντες, στο μέτρο που το Γραφείο τις χρειάζεται για την εκτίμηση αντικτύπου ή για διαβούλευση με την ΑΠΔΠΧ.

12.3 Η συνδρομή των Άρθρων 11 και 12 παρέχεται χωρίς επιπλέον χρέωση στο μέτρο που είναι εύλογη. Αν ένα αίτημα απαιτεί ασυνήθιστα μεγάλο φόρτο εργασίας, ο Πάροχος μπορεί να ζητήσει εύλογη αμοιβή, την οποία γνωστοποιεί και συμφωνεί με το Γραφείο εκ των προτέρων. Δεν οφείλεται αμοιβή όταν η ανάγκη για συνδρομή οφείλεται σε παράβαση του Παρόχου.

Άρθρο 13. Παραβίαση δεδομένων

13.1 Ο Πάροχος ενημερώνει το Γραφείο για κάθε Παραβίαση που αφορά Δεδομένα Πελατών του χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, σε κάθε περίπτωση, μέσα σε 48 ώρες αφότου λάβει γνώση της (άρθρο 33 παρ. 2 ΓΚΠΔ). Ο Πάροχος θεωρείται ότι λαμβάνει γνώση όταν έχει εύλογη βεβαιότητα ότι συνέβη περιστατικό ασφαλείας που έθιξε Δεδομένα Πελατών. Το ίδιο ισχύει για Παραβιάσεις που συμβαίνουν σε Υπο-εκτελούντα.

13.2 Η ενημέρωση γίνεται με email στη διεύθυνση του λογαριασμού του Γραφείου. Περιλαμβάνει, στο μέτρο που είναι γνωστά:

(α) τη φύση της Παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό των θιγόμενων υποκειμένων και αρχείων·
(β) τις πιθανές συνέπειες·
(γ) τα μέτρα που έλαβε ή προτείνει ο Πάροχος για την αντιμετώπιση της Παραβίασης και τον μετριασμό των συνεπειών της·
(δ) το σημείο επικοινωνίας για περισσότερες πληροφορίες.

Αν δεν είναι δυνατό να δοθούν όλες οι πληροφορίες ταυτόχρονα, ο Πάροχος τις παρέχει σταδιακά χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Η αρχική ενημέρωση δεν καθυστερεί επειδή εκκρεμούν πληροφορίες.

13.3 Ο Πάροχος λαμβάνει αμέσως εύλογα μέτρα για τον περιορισμό της Παραβίασης και τη διερεύνησή της. Συνεργάζεται με το Γραφείο και του παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζεται για να γνωστοποιήσει την Παραβίαση στην ΑΠΔΠΧ μέσα σε 72 ώρες, όπου απαιτείται (άρθρο 33 ΓΚΠΔ), και, αν χρειάζεται, να την ανακοινώσει στα υποκείμενα (άρθρο 34 ΓΚΠΔ).

13.4 Το Γραφείο, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, αποφασίζει για τη γνωστοποίηση στην ΑΠΔΠΧ και την ανακοίνωση στα υποκείμενα. Ο Πάροχος δεν τις πραγματοποιεί για λογαριασμό του Γραφείου, εκτός αν λάβει γραπτή εντολή του ή αν τις επιβάλλει ο νόμος.

13.5 Ο Πάροχος τεκμηριώνει κάθε Παραβίαση, τα πραγματικά περιστατικά, τις συνέπειες και τα μέτρα αποκατάστασης. Η ενημέρωση του Γραφείου για μια Παραβίαση δεν συνιστά αναγνώριση υπαιτιότητας του Παρόχου.

Άρθρο 14. Αιτήματα αρχών και συνεργασία με την εποπτική αρχή

14.1 Αν δημόσια αρχή ή δικαστήριο ζητήσει από τον Πάροχο πρόσβαση σε Δεδομένα Πελατών, ο Πάροχος ενημερώνει χωρίς καθυστέρηση το Γραφείο, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει. Ελέγχει τη νομιμότητα του αιτήματος και αμφισβητεί όσα κρίνει, μετά από εύλογη εκτίμηση, ότι είναι παράνομα. Όπου υποχρεούται να συμμορφωθεί, γνωστοποιεί μόνο τα ελάχιστα αναγκαία δεδομένα.

14.2 Ο Πάροχος τηρεί αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας που εκτελεί για λογαριασμό των υπευθύνων επεξεργασίας (άρθρο 30 παρ. 2 ΓΚΠΔ). Συνεργάζεται επίσης με την ΑΠΔΠΧ, κατόπιν αιτήματός της, για την εκτέλεση των καθηκόντων της (άρθρο 31 ΓΚΠΔ).

Άρθρο 15. Διάρκεια, επιστροφή και διαγραφή των δεδομένων

15.1 Διάρκεια. Η Σύμβαση ισχύει από την αποδοχή της και για όσο ισχύουν οι Όροι Χρήσης μεταξύ των μερών, συμπεριλαμβανομένης της δοκιμαστικής περιόδου. Οι διατάξεις της εξακολουθούν να ισχύουν για όσο ο Πάροχος επεξεργάζεται Δεδομένα Πελατών, μέχρι να ολοκληρωθεί η διαγραφή του άρθρου 15.4.

15.2 Κατά τη διάρκεια της συνδρομής. Το Γραφείο μπορεί οποτεδήποτε να εξαγάγει, να διορθώσει και να διαγράψει Δεδομένα Πελατών με τα εργαλεία της Υπηρεσίας ή, όπου αυτά δεν διατίθενται, κατά το άρθρο 11.2. Τα δεδομένα που διαγράφει το Γραφείο αφαιρούνται από τα ενεργά συστήματα χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Επιπλέον:

το ιστορικό αποστολών (email, SMS, push και η κατάσταση παράδοσής τους) διατηρείται για όσο διαρκεί η συνδρομή και διαγράφεται μαζί με τα υπόλοιπα Δεδομένα Πελατών (άρθρο 15.4)·
τα αρχεία εξαγωγής διαγράφονται αυτόματα 7 ημέρες μετά τη δημιουργία τους·
τα τεχνικά αρχεία καταγραφής (logs) των λειτουργιών του διακομιστή διατηρούνται στην υπηρεσία καταγραφής της Google Cloud για 30 ημέρες και διαγράφονται αυτόματα. Τα αρχεία ελέγχου των διοικητικών ενεργειών στο έργο cloud (Admin Activity audit logs) διατηρούνται 400 ημέρες, όπως ορίζει υποχρεωτικά η Google.

15.3 Μετά τη Λήξη Συνδρομής: 30 ημέρες για εξαγωγή. Για 30 ημέρες μετά τη Λήξη Συνδρομής, ο λογαριασμός του Γραφείου παραμένει διαθέσιμος μόνο για ανάγνωση και εξαγωγή. Στο διάστημα αυτό, η πρόσβαση των Πελατών στην Εφαρμογή Πελατών και οι αυτόματες αποστολές διακόπτονται. Το Γραφείο επιλέγει αν θέλει την επιστροφή των δεδομένων του (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. ζ΄ ΓΚΠΔ). Την επιστροφή την πραγματοποιεί το ίδιο: εξάγει τα δεδομένα από την Κονσόλα Γραφείου (Ρυθμίσεις → «Εξαγωγή όλων των δεδομένων»), σε αρχείο ZIP με αρχεία JSON και CSV, και κατεβάζει από την κονσόλα τα έγγραφά του, που δεν περιλαμβάνονται στο ZIP. Αν τα εργαλεία εξαγωγής δεν επαρκούν, ο Πάροχος παρέχει στο Γραφείο, κατόπιν γραπτού αιτήματος και χωρίς χρέωση, αρχείο εξαγωγής των Δεδομένων Πελατών (CSV ή JSON) και των εγγράφων του. Αν το αίτημα υποβληθεί μέσα στην προθεσμία των 30 ημερών, η διαγραφή του άρθρου 15.4 αναβάλλεται μέχρι να παραδοθεί το αρχείο. Το Γραφείο μπορεί επίσης να ζητήσει γραπτώς τη διαγραφή των δεδομένων του πριν από τη λήξη των 30 ημερών.

15.4 Διαγραφή. Μετά τη λήξη της προθεσμίας των 30 ημερών, ή νωρίτερα αν το ζητήσει το Γραφείο, ο Πάροχος διαγράφει χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όλα τα Δεδομένα Πελατών από τα συστήματα της Υπηρεσίας. Πριν από τη διαγραφή ειδοποιεί το Γραφείο με email. Αυτά περιλαμβάνουν τα έγγραφα και τα συνημμένα, τους λογαριασμούς των Πελατών στην Εφαρμογή Πελατών και τα στοιχεία των συσκευών τους. Ο Πάροχος δίνει επίσης εντολή στους Υπο-εκτελούντες να διαγράψουν όσα Δεδομένα Πελατών διατηρούν, σύμφωνα με τους όρους τους. Τα δεδομένα που διαγράφονται αφαιρούνται και από τα αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων όταν αυτά λήξουν, το αργότερο σε 14 ημέρες.

15.5 Εξαιρέσεις. Ο Πάροχος δεν διαγράφει όσα Δεδομένα Πελατών υποχρεούται να διατηρήσει βάσει του δικαίου της Ένωσης ή του ελληνικού δικαίου. Αυτά τα διατηρεί μόνο για όσο απαιτείται, τα προστατεύει σύμφωνα με τη Σύμβαση και δεν τα επεξεργάζεται για άλλον σκοπό. Τα δεδομένα για τα οποία ο Πάροχος είναι υπεύθυνος επεξεργασίας (άρθρο 2.3), όπως τα στοιχεία πληρωμών και τιμολόγησης του Γραφείου, διέπονται από την Πολιτική απορρήτου.

15.6 Βεβαίωση. Με γραπτό αίτημα του Γραφείου, ο Πάροχος βεβαιώνει γραπτώς την ολοκλήρωση της διαγραφής.

15.7 Αν το Γραφείο ενεργοποιήσει ξανά τη συνδρομή του μέσα στις 30 ημέρες του άρθρου 15.3, η Υπηρεσία συνεχίζει κανονικά με τα υπάρχοντα δεδομένα.

Άρθρο 16. Τεκμηρίωση και έλεγχοι

16.1 Ο Πάροχος θέτει στη διάθεση του Γραφείου κάθε πληροφορία που είναι αναγκαία για να αποδειχθεί η συμμόρφωσή του με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ και με την παρούσα Σύμβαση (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. η΄). Ειδικότερα, παρέχει:

(α) την παρούσα Σύμβαση με τα Παραρτήματά της και τον επικαιροποιημένο κατάλογο Υπο-εκτελούντων·
(β) σύνοψη των αποτελεσμάτων των ανεξάρτητων ελέγχων ασφαλείας που διενεργούνται για την Υπηρεσία, όταν υπάρχουν·
(γ) απαντήσεις σε εύλογο ερωτηματολόγιο ασφάλειας και προστασίας δεδομένων, έως μία φορά ανά 12 μήνες, εκτός αν μεσολαβήσει Παραβίαση ή αίτημα της ΑΠΔΠΧ.

16.2 Ο Πάροχος επιτρέπει και διευκολύνει ελέγχους, συμπεριλαμβανομένων επιθεωρήσεων, από το Γραφείο ή από ανεξάρτητο ελεγκτή που ορίζει το Γραφείο, εφόσον: (α) οι πληροφορίες του άρθρου 16.1 δεν επαρκούν για να αποδειχθεί η συμμόρφωση· (β) τον έλεγχο τον ζητά η ΑΠΔΠΧ· ή (γ) έχει προηγηθεί Παραβίαση που αφορά Δεδομένα Πελατών του Γραφείου. Ο έλεγχος γίνεται με τους εξής όρους:

γραπτή ειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημέρες πριν, με πρόταση για το αντικείμενο, την έκταση και τη διάρκεια του ελέγχου. Στις περιπτώσεις (β) και (γ) αρκεί συντομότερη εύλογη προθεσμία·
έως μία φορά ανά 12 μήνες, εκτός από τις περιπτώσεις (β) και (γ)·
σε εργάσιμες ημέρες και ώρες, χωρίς αδικαιολόγητη διατάραξη της λειτουργίας του Παρόχου·
ο ελεγκτής δεσμεύεται εγγράφως για εμπιστευτικότητα και δεν είναι ανταγωνιστής του Παρόχου·
ο έλεγχος δεν παρέχει πρόσβαση σε δεδομένα άλλων γραφείων, σε εμπορικά απόρρητα πέρα από τα αναγκαία, ούτε σε εγκαταστάσεις Υπο-εκτελούντων. Οι Υπο-εκτελούντες ελέγχονται μέσα από τις εκθέσεις ελέγχου και την τεκμηρίωση που διαθέτουν οι ίδιοι·
ο έλεγχος δεν θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια της Υπηρεσίας. Για τον λόγο αυτό, δοκιμές διείσδυσης ή άλλες ενεργές δοκιμές στα συστήματα γίνονται μόνο κατόπιν ειδικής γραπτής συμφωνίας.

16.3 Κόστος. Το Γραφείο βαρύνεται με το κόστος του ελέγχου, δηλαδή το δικό του κόστος και του ελεγκτή του. Βαρύνεται επίσης με το εύλογο και τεκμηριωμένο κόστος του χρόνου που διαθέτει ο Πάροχος ή τα πρόσωπα που εξουσιοδοτεί, το οποίο γνωστοποιείται εκ των προτέρων. Αν ο έλεγχος αποκαλύψει ουσιώδη παράβαση της Σύμβασης από τον Πάροχο, ο Πάροχος βαρύνεται με το δικό του κόστος.

16.4 Τα ευρήματα του ελέγχου είναι εμπιστευτικά. Ο Πάροχος αποκαθιστά χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση κάθε απόκλιση από τη Σύμβαση που διαπιστώνεται.

16.5 Το παρόν άρθρο δεν περιορίζει τις εξουσίες της ΑΠΔΠΧ ή άλλης αρμόδιας αρχής.

Άρθρο 17. Ευθύνη

17.1 Ανώτατο όριο. Η ευθύνη κάθε μέρους έναντι του άλλου για αξιώσεις από παράβαση της παρούσας Σύμβασης ή της Νομοθεσίας για την προστασία δεδομένων περιορίζεται όπως ορίζει το άρθρο 22 των Όρων Χρήσης, και ιδίως το άρθρο 22.2Α: στο μεγαλύτερο από το τριπλάσιο των καθαρών αμοιβών που κατέβαλε το Γραφείο στον Πάροχο τους 12 μήνες πριν από το ζημιογόνο γεγονός και το ποσό των 200 €, και κατά τη δοκιμαστική περίοδο. Η παρούσα Σύμβαση δεν ορίζει άλλο όριο ευθύνης.

17.2 Άμεση ζημία. Τα μέρη συμφωνούν ότι ως άμεση ζημία, και όχι ως έμμεση κατά το άρθρο 22.3 των Όρων Χρήσης, λογίζονται ιδίως: (α) τα ποσά που κατέβαλε το ένα μέρος σε υποκείμενα κατά το άρθρο 82 παρ. 5 ΓΚΠΔ, κατά το μέρος που αντιστοιχεί στην ευθύνη του άλλου· και (β) οι εύλογες δαπάνες γνωστοποίησης της Παραβίασης στην ΑΠΔΠΧ και ανακοίνωσής της στα υποκείμενα.

17.3 Υπο-εκτελούντες. Για την ευθύνη του άρθρου 9.7, οι πράξεις και οι παραλείψεις των Υπο-εκτελούντων λογίζονται ως πράξεις και παραλείψεις του ίδιου του Παρόχου.

17.4 Το άρθρο 17.1 δεν περιορίζει:

(α) τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων, ιδίως το δικαίωμα αποζημίωσης του άρθρου 82 ΓΚΠΔ·
(β) την ευθύνη από δόλο ή βαριά αμέλεια, σύμφωνα με το άρθρο 332 του Αστικού Κώδικα·
(γ) οποιαδήποτε άλλη ευθύνη που δεν μπορεί να περιοριστεί κατά νόμο.

17.5 Αναγωγή. Αν ένα μέρος καταβάλει πλήρη αποζημίωση σε υποκείμενο, μπορεί να αξιώσει από το άλλο μέρος το τμήμα της αποζημίωσης που αντιστοιχεί στην ευθύνη εκείνου για τη ζημία (άρθρο 82 παρ. 5 ΓΚΠΔ).

Άρθρο 18. Σχέση με άλλα κείμενα και ιεραρχία

18.1 Η Σύμβαση αποτελεί μέρος της συμβατικής σχέσης που διέπεται από τους Όρους Χρήσης.

18.2 Σε περίπτωση αντίφασης ως προς την επεξεργασία των Δεδομένων Πελατών, υπερισχύουν με την ακόλουθη σειρά:

(α) τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, όπου εφαρμόζονται μεταξύ των μερών·
(β) η παρούσα Σύμβαση με τα Παραρτήματά της·
(γ) οι Όροι Χρήσης·
(δ) κάθε άλλο κείμενο ή τεκμηρίωση της Υπηρεσίας.

18.3 Για τις αμοιβές, τις επιστροφές χρημάτων και την ευθύνη υπερισχύουν οι Όροι Χρήσης (άρθρο 1.3 των Όρων Χρήσης). Οι επιστροφές χρημάτων των άρθρων 9.4 και 19.2 της παρούσας προβλέπονται και στους Όρους Χρήσης (άρθρα 8.6, 10.9(β) και 24.3), και το άρθρο 17 παραπέμπει στο άρθρο 22 των Όρων Χρήσης.

18.4 Ο κατάλογος Υπο-εκτελούντων στη σελίδα Υπο-εκτελούντες υπερισχύει της σύνοψης του Παραρτήματος III ως προς την ταυτότητα των Υπο-εκτελούντων.

Άρθρο 19. Τροποποιήσεις

19.1 Ο Πάροχος μπορεί να τροποποιεί τη Σύμβαση: (α) όταν το επιβάλλει αλλαγή της νομοθεσίας ή απόφαση αρμόδιας αρχής ή δικαστηρίου· (β) για να περιγράψει αλλαγές στην Υπηρεσία, στα μέτρα ασφαλείας ή στους Υπο-εκτελούντες, σύμφωνα με τα Άρθρα 7 και 9· ή (γ) για διευκρινίσεις που δεν μειώνουν την προστασία των Δεδομένων Πελατών.

19.2 Κάθε τροποποίηση γνωστοποιείται με email στη διεύθυνση του λογαριασμού του Γραφείου, μαζί με τη νέα έκδοση και περιγραφή των αλλαγών, τουλάχιστον 30 ημέρες πριν τεθεί σε ισχύ, εκτός αν ο νόμος ή απόφαση αρχής επιβάλλει συντομότερη προθεσμία (άρθρα 24.2 και 24.4 των Όρων Χρήσης). Καμία τροποποίηση δεν μειώνει το συνολικό επίπεδο προστασίας των Δεδομένων Πελατών που εξασφαλίζει η Σύμβαση, εκτός αν την επιβάλλει ο νόμος ή απόφαση αρχής ή δικαστηρίου (άρθρο 19.1(α)). Αν το Γραφείο δεν αποδέχεται μια τροποποίηση, μπορεί να καταγγείλει τη συνδρομή του έως την έναρξη ισχύος της, με τις συνέπειες του άρθρου 9.4 και του άρθρου 24.3 των Όρων Χρήσης. Αν δεν την καταγγείλει και συνεχίσει να χρησιμοποιεί την Υπηρεσία, η νέα έκδοση ισχύει από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της.

19.3 Κάθε νέα έκδοση φέρει νέο αριθμό έκδοσης και ημερομηνία. Τα Γραφεία που εγγράφονται μετά τη δημοσίευσή της την αποδέχονται κατά τον τρόπο που περιγράφεται στο Προοίμιο. Οι προηγούμενες εκδόσεις διατίθενται κατόπιν αιτήματος.

Άρθρο 20. Εφαρμοστέο δίκαιο και δικαιοδοσία

20.1 Η Σύμβαση διέπεται από το ελληνικό δίκαιο, με την επιφύλαξη του ΓΚΠΔ και των λοιπών κανόνων του ενωσιακού δικαίου που εφαρμόζονται υποχρεωτικά.

20.2 Για κάθε διαφορά από τη Σύμβαση ή σε σχέση με αυτήν, αρμόδια είναι τα δικαστήρια της Αθήνας. Η ρύθμιση αυτή δεν θίγει τις αρμοδιότητες της ΑΠΔΠΧ και τα δικαιώματα των υποκειμένων να προσφεύγουν σε αυτήν ή στα δικαστήρια που προβλέπει ο ΓΚΠΔ.

Άρθρο 21. Επικοινωνία και τελικές διατάξεις

21.1 Επικοινωνία. Οι ειδοποιήσεις του Γραφείου προς τον Πάροχο για θέματα της Σύμβασης αποστέλλονται στο hello@insurancehero.gr. Ο Πάροχος δεν έχει ορίσει υπεύθυνο προστασίας δεδομένων· τα σχετικά αιτήματα αποστέλλονται στο ίδιο email. Οι ειδοποιήσεις του Παρόχου προς το Γραφείο αποστέλλονται στο email του λογαριασμού του Γραφείου. Το Γραφείο οφείλει να διατηρεί το email του λογαριασμού του ενημερωμένο και να το παρακολουθεί.

21.2 Διαιρετό. Αν κάποια διάταξη κριθεί άκυρη ή ανεφάρμοστη, οι υπόλοιπες εξακολουθούν να ισχύουν. Η άκυρη διάταξη αντικαθίσταται από έγκυρη ρύθμιση που προσεγγίζει όσο το δυνατόν περισσότερο τον σκοπό της.

21.3 Επιβίωση. Οι διατάξεις που από τη φύση τους πρέπει να ισχύουν και μετά τη λήξη της Σύμβασης εξακολουθούν να ισχύουν, ιδίως τα Άρθρα 6, 13, 15, 16, 17 και 18 και η υποχρέωση επιστροφής του άρθρου 9.4.

21.4 Γλώσσα. Η Σύμβαση συντάσσεται στα ελληνικά. Αν υπάρξει μετάφραση, υπερισχύει το ελληνικό κείμενο.

Παράρτημα I. Περιγραφή της επεξεργασίας

1. Αντικείμενο

Φιλοξενία και επεξεργασία του αρχείου πελατών του Γραφείου (στοιχεία, οχήματα, συμβόλαια, έγγραφα, συζητήσεις, ειδοποιήσεις), ώστε να παρέχεται η Υπηρεσία στο Γραφείο και, όπου ισχύει, η Εφαρμογή Πελατών στους Πελάτες του.

2. Διάρκεια

Για όσο διαρκεί η συνδρομή του Γραφείου, συμπεριλαμβανομένης της δοκιμαστικής περιόδου. Ακολουθούν 30 ημέρες μόνο για ανάγνωση και εξαγωγή μετά τη Λήξη Συνδρομής και στη συνέχεια η διαγραφή (Άρθρο 15).

3. Φύση της επεξεργασίας

Συλλογή μέσω καταχώρισης από το Γραφείο, εισαγωγής από αρχείο CSV ή καταχώρισης από τον Πελάτη στην Εφαρμογή Πελατών. Επίσης αποθήκευση, οργάνωση, διάρθρωση, αναζήτηση, ανάγνωση, εμφάνιση στον Πελάτη και διαβίβαση μηνυμάτων μέσω email, SMS και ειδοποιήσεων push. Τα μηνύματα που στέλνει το Γραφείο ως email, SMS ή push αποστέλλονται με το κείμενο που γράφει το Γραφείο, περνούν από τρίτους παρόχους και μπορεί να εμφανίζονται στην οθόνη της συσκευής. Το ίδιο ισχύει για τις απαντήσεις του Γραφείου στις συζητήσεις, που αποστέλλονται με το κείμενό τους ως ειδοποίηση push και, ανάλογα με τις Ρυθμίσεις του Γραφείου, με email ή SMS (άρθρο 8.5). Προαιρετικά, αυτόματη ανάγνωση PDF συμβολαίων για την προσυμπλήρωση φόρμας, την οποία ελέγχει πάντα το Γραφείο. Τέλος, εξαγωγή και διαγραφή.

Η Υπηρεσία δεν λαμβάνει αυτοματοποιημένες αποφάσεις που παράγουν έννομα αποτελέσματα για τους Πελάτες (άρθρο 22 ΓΚΠΔ) και δεν δημιουργεί προφίλ τους.

4. Σκοπός

Διαχείριση πελατών, οχημάτων, συμβολαίων, καλύψεων, ανανεώσεων, ακυρώσεων και πληρωμών ασφαλίστρων από το Γραφείο.
Φύλαξη εγγράφων και συνημμένων, με επιλογή ορατότητας προς τον Πελάτη.
Επικοινωνία Γραφείου και Πελάτη μέσω συζητήσεων, μηνυμάτων και μαζικών μηνυμάτων.
Αυτόματες υπενθυμίσεις λήξης και πληρωμής, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του Γραφείου.
Διαφημιστικά μηνύματα του Γραφείου, μόνο προς Πελάτες με καταγεγραμμένη συγκατάθεση.
Λειτουργία της Εφαρμογής Πελατών: σύνδεση, προβολή στοιχείων, ειδοποιήσεις.
Προαιρετική ανάγνωση PDF για την προσυμπλήρωση στοιχείων συμβολαίου.
Καταμέτρηση των αποστολών για τον υπολογισμό των μονάδων SMS και email του Γραφείου.
Ασφάλεια, ακεραιότητα, διαθεσιμότητα και αποκατάσταση της Υπηρεσίας. Υποστήριξη του Γραφείου κατόπιν αιτήματός του.

5. Κατηγορίες υποκειμένων

Πελάτες και υποψήφιοι πελάτες του Γραφείου (λήπτες ασφάλισης).
Ασφαλισμένοι, δικαιούχοι, οδηγοί, συνασφαλισμένα μέλη οικογένειας και άλλα πρόσωπα που αναφέρονται σε συμβόλαια ή έγγραφα.
Τρίτοι που αναφέρονται σε έγγραφα ή μηνύματα, για παράδειγμα σε δηλώσεις ζημιών.
Νόμιμοι εκπρόσωποι και πρόσωπα επικοινωνίας Πελατών που είναι νομικά πρόσωπα.
Χρήστες της Εφαρμογής Πελατών.

6. Κατηγορίες δεδομένων

Κατηγορία	Παραδείγματα
Ταυτότητα	Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, ημερομηνία γέννησης
Επικοινωνία	Email, τηλέφωνο, διεύθυνση κατοικίας
Άδεια οδήγησης	Ημερομηνίες έκδοσης και λήξης (προαιρετικά)
Οχήματα	Πινακίδα, μάρκα, μοντέλο, έτος, αριθμός πλαισίου (VIN), σημειώσεις
Συμβόλαια	Ασφαλιστική εταιρεία, αριθμός συμβολαίου, κλάδος, διάρκεια, ασφάλιστρο, καλύψεις, όρια, απαλλαγές, κεφάλαια, κατάσταση πληρωμής, ακύρωση και επιστροφή ασφαλίστρου, ανανεώσεις
Ιδιωτικές σημειώσεις	Ελεύθερο κείμενο του Γραφείου για ένα συμβόλαιο, που δεν εμφανίζεται ποτέ στον Πελάτη
Έγγραφα και συνημμένα	Συμβόλαια, βεβαιώσεις, φωτογραφίες και κάθε αρχείο που ανεβάζει το Γραφείο ή ο Πελάτης
Συζητήσεις	Μηνύματα μεταξύ Γραφείου και Πελάτη και τα συνημμένα τους
Ειδοποιήσεις	Περιεχόμενο, κανάλι (email, SMS, push), χρόνος και κατάσταση παράδοσης κάθε αποστολής
Συγκαταθέσεις και ενημέρωση	Συγκατάθεση για διαφημιστικά μηνύματα (πότε, πώς, με ποιο κείμενο), ανάκλησή της, χρόνος αποδοχής της ενημέρωσης απορρήτου
Λογαριασμός Εφαρμογής Πελατών	Email σύνδεσης, αναγνωριστικά λογαριασμού, κατάσταση πρόσβασης, τελευταία χρήση
Συσκευές	Είδος συσκευής και πλατφόρμα, διακριτικό ειδοποιήσεων push, ένδειξη εγκατεστημένης εφαρμογής, στοιχεία προγράμματος περιήγησης (user agent), χρόνος τελευταίας εμφάνισης
Τεχνικά δεδομένα	Διευθύνσεις IP και χρονοσημάνσεις σε αρχεία καταγραφής ασφαλείας και λειτουργίας

7. Ειδικές κατηγορίες δεδομένων

Τα έγγραφα, τα συνημμένα, οι σημειώσεις και τα μηνύματα μπορεί να περιέχουν δεδομένα υγείας (άρθρο 9 ΓΚΠΔ), ιδίως σε ασφαλίσεις υγείας και ζωής και σε αποζημιώσεις. Ισχύει το Άρθρο 8. Τα σχετικά μέτρα περιγράφονται στο Παράρτημα II. Η Υπηρεσία δεν έχει ειδικά πεδία ούτε χωριστή σήμανση για τέτοια δεδομένα (άρθρο 8.3).

8. Συχνότητα και τόπος

Η επεξεργασία είναι συνεχής, για όσο διαρκεί η συνδρομή. Ο τόπος της επεξεργασίας είναι η Ευρωπαϊκή Ένωση, με τις εξαιρέσεις του Παραρτήματος III, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών ειδοποιήσεων των συσκευών.

Παράρτημα II. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

Ο Πάροχος εφαρμόζει τα ακόλουθα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (άρθρα 7 και 8). Το Παράρτημα περιλαμβάνει μόνο μέτρα που εφαρμόζονται κατά την ημερομηνία της παρούσας έκδοσης (άρθρο 7.2).

Μέρος Α. Μέτρα του Παρόχου

1. Απομόνωση των δεδομένων κάθε Γραφείου

Τα δεδομένα κάθε Γραφείου τηρούνται χωριστά, με αναγνωριστικό του Γραφείου. Η πρόσβαση ελέγχεται στον διακομιστή, από κανόνες ασφαλείας της βάσης δεδομένων και του χώρου αποθήκευσης αρχείων, με βάση τον ρόλο και το Γραφείο του συνδεδεμένου χρήστη. Ο ρόλος αυτός ορίζεται μόνο από τον διακομιστή.
Αυτοματοποιημένα tests επαληθεύουν ότι ένα Γραφείο δεν έχει πρόσβαση στα δεδομένα άλλου Γραφείου και ότι ένας Πελάτης δεν έχει πρόσβαση στα δεδομένα άλλου Πελάτη.
Οι λειτουργίες του διακομιστή (Cloud Functions) ελέγχουν σε κάθε κλήση τον ρόλο του χρήστη, το Γραφείο του και την κατάσταση της συνδρομής του.
Οι κανόνες εφαρμόζουν και την ορατότητα των εγγράφων: ο Πελάτης έχει πρόσβαση μόνο στα έγγραφα που το Γραφείο έχει χαρακτηρίσει «Ορατό στον πελάτη». Οι ιδιωτικές σημειώσεις του Γραφείου αποθηκεύονται χωριστά και δεν είναι προσβάσιμες από Πελάτες.
Στο πακέτο «Γραφείο», όπου δεν περιλαμβάνεται Εφαρμογή Πελατών, οι κανόνες δεν επιτρέπουν σε Πελάτες καμία πρόσβαση.

2. Έλεγχος πρόσβασης χρηστών

Η σύνδεση γίνεται μέσω της υπηρεσίας ταυτοποίησης του παρόχου υποδομής (Firebase Authentication), η οποία αποθηκεύει τους κωδικούς πρόσβασης μόνο σε κατακερματισμένη (hashed) μορφή.
Πρόσβαση στην Εφαρμογή Πελατών έχουν μόνο οι Πελάτες που προσκαλεί το Γραφείο. Το Γραφείο μπορεί να απενεργοποιήσει την πρόσβαση οποτεδήποτε. Όταν το Γραφείο ορίζει προσωρινό κωδικό, ο Πελάτης υποχρεούται να τον αλλάξει στην πρώτη σύνδεση· αν δεν τον αλλάξει μέσα σε 7 ημέρες, ο προσωρινός κωδικός παύει να ισχύει.
Επαλήθευση του email του λογαριασμού του Γραφείου μετά την εγγραφή. Οι πληρωμές και το αίτημα ονόματος αποστολέα SMS απαιτούν επαληθευμένο email.

3. Πρόσβαση του Παρόχου και των προσώπων που εξουσιοδοτεί (ελάχιστα δικαιώματα)

Οι διαχειριστές της πλατφόρμας χρησιμοποιούν ξεχωριστή κονσόλα με ρόλο που, βάσει των κανόνων ασφαλείας, δεν έχει πρόσβαση στα επιχειρηματικά δεδομένα των Γραφείων, δηλαδή σε πελάτες, συμβόλαια, έγγραφα και συζητήσεις. Βλέπουν μόνο στοιχεία λογαριασμού, συνδρομής, πληρωμών και κατανάλωσης μονάδων.
Ο Πάροχος μπορεί να απενεργοποιήσει άμεσα έναν λογαριασμό Γραφείου, όταν υπάρχει ένδειξη παραβίασης ή κατάχρησης.
Τα μυστικά (κλειδιά πρόσβασης σε παρόχους) δεν αποθηκεύονται στον πηγαίο κώδικα. Στο παραγωγικό περιβάλλον φυλάσσονται στη διαχείριση μυστικών της Google Cloud (Secret Manager).

4. Κρυπτογράφηση

Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά: η επικοινωνία των εφαρμογών με την υποδομή γίνεται μέσω HTTPS/TLS.
Κρυπτογράφηση σε κατάσταση ηρεμίας: ο πάροχος υποδομής (Google Cloud) κρυπτογραφεί από προεπιλογή τα δεδομένα της βάσης και των αρχείων στους δίσκους του.

5. Ασφαλής πρόσβαση στα αρχεία

Τα έγγραφα ανοίγουν μόνο μέσα από την εφαρμογή, μετά από έλεγχο των κανόνων πρόσβασης. Δεν χρησιμοποιούνται μόνιμοι δημόσιοι σύνδεσμοι λήψης.
Οι κανόνες του χώρου αποθήκευσης δέχονται μόνο επιτρεπόμενους τύπους αρχείων (PDF, εικόνες, έγγραφα Word και Excel) έως 25 MB.

6. Τόπος φιλοξενίας

Η βάση δεδομένων (Cloud Firestore), ο χώρος αποθήκευσης αρχείων (Cloud Storage) και οι λειτουργίες του διακομιστή (Cloud Functions) βρίσκονται στην περιοχή europe-west1 (Βέλγιο).
Η βάση δεδομένων έχει ημερήσια αντίγραφα ασφαλείας, που διατηρούνται 14 ημέρες στην ίδια περιοχή, και δυνατότητα επαναφοράς σε σημείο στον χρόνο έως 7 ημέρες πίσω. Τα αρχεία του Cloud Storage δεν περιλαμβάνονται.
Η υπηρεσία ταυτοποίησης (Firebase Authentication) επεξεργάζεται τα στοιχεία σύνδεσης στις ΗΠΑ, με τη βάση διαβίβασης που αναφέρεται στο Παράρτημα III.

7. Διαθεσιμότητα

Η βάση δεδομένων λειτουργεί σε περιφερειακή τοποθεσία της Google Cloud, όπου τα δεδομένα αναπαράγονται σε περισσότερες ζώνες της ίδιας περιοχής.

8. Καταγραφή και παρακολούθηση

Αρχείο ενεργειών (audit log) ανά Γραφείο, μόνο για προσθήκη και χωρίς δυνατότητα τροποποίησης ή διαγραφής, για ευαίσθητες ενέργειες: εξαγωγές, διαγραφές Πελατών, μαζικά μηνύματα, ανάγνωση PDF και διαγραφές από τα διαφημιστικά. Χωριστό αρχείο, με τους ίδιους περιορισμούς, για τις ενέργειες των διαχειριστών της πλατφόρμας.
Η Google Cloud καταγράφει πάντα τις διοικητικές ενέργειες στο έργο cloud (Admin Activity audit logs).

9. Ασφάλεια εφαρμογής και ανάπτυξης

Επαλήθευση της υπογραφής στις ειδοποιήσεις (webhooks) του παρόχου πληρωμών και έλεγχος των επιτρεπόμενων διευθύνσεων ανακατεύθυνσης μετά την πληρωμή.
Ημερήσια όρια αποστολών ανά Γραφείο: 2.000 SMS και 20.000 email.
Επικεφαλίδες ασφαλείας (Content-Security-Policy, HSTS, X-Frame-Options) στη φιλοξενία του ιστότοπου, της Κονσόλας Γραφείου και της Εφαρμογής Πελατών.

10. Ελαχιστοποίηση και προστασία από τον σχεδιασμό

Η ανάγνωση PDF μέσω τρίτου παρόχου είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή και ενεργοποιείται μόνο από το Γραφείο, στις Ρυθμίσεις. Όσο είναι ανενεργή, ο διακομιστής απορρίπτει κάθε αίτημα ανάγνωσης.
Τα διαφημιστικά μηνύματα αποστέλλονται μόνο σε Πελάτες με καταγεγραμμένη συγκατάθεση. Κάθε διαφημιστικό email και κάθε διαφημιστικό SMS περιέχει σύνδεσμο διαγραφής.
Η εφαρμογή δεν περιέχει εργαλεία στατιστικών επισκεψιμότητας (analytics) ή διαφήμισης τρίτων.
Οι γραμματοσειρές της εφαρμογής και του ιστότοπου φορτώνονται από τους δικούς μας διακομιστές και όχι από τρίτους.
Με την αποσύνδεση, η εφαρμογή διαγράφει από τη συσκευή το τοπικό αντίγραφο των δεδομένων που κρατά για χρήση χωρίς σύνδεση.
Τα δεδομένα επίδειξης και δοκιμών χρησιμοποιούν φανταστικά στοιχεία και όχι πραγματικά Δεδομένα Πελατών.

11. Διατήρηση και διαγραφή

Μετάβαση του λογαριασμού σε κατάσταση μόνο ανάγνωσης και εξαγωγής κατά τη Λήξη Συνδρομής (άρθρο 15.3).
Αυτόματη διαγραφή των αρχείων εξαγωγής 7 ημέρες μετά τη δημιουργία τους (άρθρο 15.2).

Μέρος Β. Μέτρα που βαρύνουν το Γραφείο

Ισχυροί και μοναδικοί κωδικοί πρόσβασης, και χρήση του ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων όταν η Υπηρεσία τον προσφέρει.
Προστασία των συσκευών από τις οποίες συνδέεται, με κλείδωμα οθόνης, ενημερώσεις και αποσύνδεση από κοινόχρηστες συσκευές. Οι συσκευές αυτές μπορεί να διατηρούν τοπικό αντίγραφο δεδομένων για χρήση χωρίς σύνδεση, το οποίο διαγράφεται με την αποσύνδεση.
Τα στοιχεία πρόσβασης δίνονται μόνο σε όσους τα χρειάζονται για την εργασία τους (άρθρο 5.1(στ)). Αν υπάρξει υπόνοια ότι έγιναν γνωστά σε άλλο πρόσωπο, το Γραφείο αλλάζει αμέσως τον κωδικό και ενημερώνει τον Πάροχο (άρθρο 5.1(η)).
Σωστή χρήση της ορατότητας των εγγράφων («Μόνο για το γραφείο») και αποφυγή δεδομένων υγείας στα μηνύματα, στις απαντήσεις και στους τίτλους των συζητήσεων και στις ειδοποιήσεις (άρθρο 8.4).
Ασφαλής φύλαξη των αρχείων που εξάγει από την Υπηρεσία (PDF, CSV), τα οποία μετά την εξαγωγή βρίσκονται εκτός του ελέγχου του Παρόχου.
Ενημέρωση των Πελατών, καταγραφή συγκαταθέσεων και διαγραφή των δεδομένων όταν δεν χρειάζονται πλέον.

Παράρτημα III. Υπο-εκτελούντες

Ο ισχύων κατάλογος των Υπο-εκτελούντων, με τα πλήρη στοιχεία τους, δημοσιεύεται στη σελίδα Υπο-εκτελούντες και υπερισχύει της σύνοψης που ακολουθεί (άρθρο 18.4). Εκεί αναφέρονται και οι σύνδεσμοι προς τους όρους επεξεργασίας κάθε παρόχου, μέσω των οποίων το Γραφείο μπορεί να ενημερωθεί και για τους δικούς τους υπο-εκτελούντες.

Υπο-εκτελούντες για τα Δεδομένα Πελατών

Υπο-εκτελών	Δραστηριότητα	Δεδομένα	Τόπος και βάση διαβίβασης
Google Cloud EMEA Limited, Δουβλίνο, Ιρλανδία (όμιλος Google LLC, ΗΠΑ): Firebase / Google Cloud Όροι: Cloud Data Processing Addendum και, για τις υπηρεσίες Firebase, Firebase Data Processing and Security Terms	Φιλοξενία, βάση δεδομένων, αποθήκευση αρχείων, ταυτοποίηση χρηστών, λειτουργίες διακομιστή, ειδοποιήσεις push (Firebase Cloud Messaging), αρχεία καταγραφής	Όλες οι κατηγορίες του Παραρτήματος I	ΕΕ (europe-west1, Βέλγιο) για τη βάση, τα αρχεία και τις λειτουργίες. Η ταυτοποίηση (Firebase Authentication) λειτουργεί, σύμφωνα με την τεκμηρίωση της Google, μόνο από κέντρα δεδομένων στις ΗΠΑ· εκεί επεξεργάζονται τα στοιχεία σύνδεσης (email, κωδικός σε κατακερματισμένη μορφή, αναγνωριστικό χρήστη, χρόνοι σύνδεσης, διεύθυνση IP). Οι ειδοποιήσεις push και η φιλοξενία ιστοτόπου χρησιμοποιούν παγκόσμια υποδομή. Βάση διαβίβασης: EU–US Data Privacy Framework (Google LLC) και τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες των όρων επεξεργασίας της Google.
Brevo SAS, Παρίσι, Γαλλία	Αποστολή email (υπενθυμίσεις, μηνύματα, προσκλήσεις στην εφαρμογή)	Email, όνομα, περιεχόμενο μηνύματος, κατάσταση παράδοσης	Γαλλία και Βέλγιο. Η πρόσβαση για υποστήριξη από εταιρείες του ομίλου ή παρόχους της Brevo εκτός ΕΕ γίνεται με τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες και, για τις ΗΠΑ, με το EU–US Data Privacy Framework, σύμφωνα με τους όρους της Brevo.
smsbox.gr, Σφακίων 36, 73134 Χανιά, Ελλάδα	Αποστολή SMS	Αριθμός κινητού, περιεχόμενο μηνύματος, όνομα αποστολέα, κατάσταση παράδοσης	ΕΕ (διακομιστές στη Γερμανία). Η παράδοση γίνεται μέσω των δικτύων κινητής τηλεφωνίας.
OpenAI Ireland Limited, Ιρλανδία· επεξεργασία από την OpenAI OpCo, LLC, ΗΠΑ Μόνο αν το Γραφείο ενεργοποιήσει την ανάγνωση PDF	Ανάγνωση του κειμένου PDF συμβολαίων για την προσυμπλήρωση της φόρμας συμβολαίου	Το κείμενο του PDF που επιλέγει το Γραφείο, με τα προσωπικά δεδομένα που περιέχει. Το Γραφείο δεν τη χρησιμοποιεί για έγγραφα με δεδομένα υγείας (άρθρο 8.4(γ)).	ΗΠΑ, με τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων της OpenAI. Σύμφωνα με την τεκμηρίωση της OpenAI, τα δεδομένα που αποστέλλονται στο API δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων από προεπιλογή, και τα αρχεία παρακολούθησης κατάχρησης διατηρούνται έως 30 ημέρες.

Τρίτοι που δεν είναι Υπο-εκτελούντες

Υπηρεσίες ειδοποιήσεων του λειτουργικού συστήματος ή του περιηγητή (για παράδειγμα η υπηρεσία της Apple για το web app σε iPhone ή η υπηρεσία ειδοποιήσεων του περιηγητή): για να φτάσει μια ειδοποίηση push στη συσκευή, ο τίτλος και το κείμενό της περνούν από την υπηρεσία ειδοποιήσεων της συσκευής, ενδεχομένως εκτός ΕΟΧ. Ο Πάροχος δεν επιλέγει αυτές τις υπηρεσίες· τις καθορίζει η συσκευή και ο περιηγητής του χρήστη. Οι ειδοποιήσεις push για απαντήσεις σε συζητήσεις περιέχουν το κείμενο της απάντησης (άρθρο 8.5).

Stripe: είσπραξη των πληρωμών του Γραφείου για συνδρομές και πακέτα μονάδων. Το Stripe επεξεργάζεται μόνο στοιχεία του Γραφείου (στοιχεία χρέωσης και πληρωμής) για τα οποία ο Πάροχος είναι υπεύθυνος επεξεργασίας (άρθρο 2.3), και όχι Δεδομένα Πελατών. Αναφέρεται εδώ για πληρότητα και περιγράφεται στην Πολιτική απορρήτου.

Τέλος του κειμένου. Έκδοση 2026-11-06.